EXCEL函数学习教程

终于整理完了,呵呵,很不错的教程,值得好好收藏,可以到我网站上去看更多的东东,如果转载请保留作者的信息。http://www.aisun.org Microsoft Excel 函数教程 Excel函数应用之函数简介 Excel函数应用之数学和三角函数 Excel函数应用之逻辑函数 Excel函数应用之文本/日期/时间函数 Excel函数应用之查询与引用函数 Excel函数应用之统计函数 Excel函数应用之工程函数 Excel函数应用之财务函数 Excel函数应用之信息函数 Excel函数应用之数据库函数 Excel函数应用之函数简介 编者语:Excel 是办公室自动化中非常重要的一款软件,很多巨型国际企业都是依靠Excel 进行数据管理。www.225599.com_【官方首页】-6号彩票 它不仅仅能够方便的处理表格和进行图形分析,其更强大的功能体现在对数据的自动处理和计算,然而很 多缺少理工科背景或是对Excel 强大数据处理功能不了解的人却难以进一步深入。编者以为,对Excel 函数 应用的不了解正是阻挡普通用户完全掌握Excel 的拦路虎,然而目前这一部份内容的教学文章却又很少见, 所以特别组织了这一个《Excel 函数应用》系列,希望能够对Excel 进阶者有所帮助。《Excel 函数应用》 系列,将每周更新,逐步系统的介绍Excel 各类函数及其应用,敬请关注! Excel 的数据处理功能在现有的文字处理软件中可以说是独占鳌头,几乎没有什么软件能够 与它匹敌。在您学会了Excel 的基本操作后,是不是觉得自己一直局限在Excel 的操作界面 中,而对于Excel 的函数功能却始终停留在求和、求平均值等简单的函数应用上呢?难道 Excel 只能做这些简单的工作吗?其实不然,函数作为Excel 处理数据的一个最重要手段, 功能是十分强大的,在生活和工作实践中可以有多种应用,您甚至可以用Excel 来设计复杂 的统计管理表格或者小型的数据库系统。 请跟随笔者开始Excel 的函数之旅。www.225599.com_【官方首页】-6号彩票这里,笔者先假设您已经对于Excel 的基本操作有了一 定的认识。首先我们先来了解一些与函数有关的知识。 一、什么是函数 Excel 中所提的函数其实是一些预定义的公式,它们使用一些称为参数的特定数值按特定的 顺序或结构进行计算。用户可以直接用它们对某个区域内的数值进行一系列运算,如分析和 处理日期值和时间值、确定贷款的支付额、确定单元格中的数据类型、计算平均值、排序显 示和运算文本数据等等。例如,SUM 函数对单元格或单元格区域进 行加法运算。 术语说明 什么是参数?参数可以 是数字、文本、形如 TRUE FALSE的逻辑值、数组、 形如 的错误值或单元格引用。给定的参数必须能 产生有效的值。参数也可以 是常量、公式或其它函数。 参数不仅仅是常量、公式或 函数,还可以是数组、单元 格引用等: 1.数组--用于建立可产生多 个结果或可对存放在行和列 中的一组参数进行运算的单 个公式。在 Microsoft Excel 函数是否可以是多重的呢?也就是说一个函数是否可以是另一个 函数的参数呢?当然可以,这就是嵌套函数的含义。所谓嵌套函数, 就是指在某些情况下,您可能需要将某函数作为另一函数的参数使 用。例如图1 中所示的公式使用了嵌套的 AVERAGE 函数,并将结 果与 50 相比较。这个公式的含义是:如果单元格F2 到F5 的平均 值大于50,则求F2 到F5 的和,否则显示数值0。 嵌套函数在学习Excel 函数之前,我们需要对于函数的结构做以必要的了 解。www.225599.com_【官方首页】-6号彩票如图2 所示,函数的结构以函数名称开始,后面是左圆括号、 以逗号分隔的参数和右圆括号。如果函数以公式的形式出现,请在 函数名称前面键入等号(=)。在创建包含函数的公式时,公式选 项板将提供相关的帮助。 函数的结构公式选项板--帮助创建或编辑公式的工具,还可提供有关函数及其参数的信息。单击编辑栏 中的"编辑公式"按钮,或是单击"常用"工具栏中的"粘贴函数" 按钮之后,就会在编辑栏下 面出现公式选项板。整个过程如图3 所示。www.225599.com_【官方首页】-6号彩票 有两类数组:区域数组和常 量数组。区域数组是一个矩 形的单元格区域,该区域中 的单元格共用一个公式;常 量数组将一组给定的常量用 作某个公式中的参数。 2.单元格引用--用于表示单 元格在工作表所处位置的坐 标值。例如,显示在第 行交叉处的单元格,其引用形式为"B3"。 3.常量--常量是直接键入到 单元格或公式中的数字或文 本值,或由名称所代表的数 字或文本值。例如,日期 10/9/96、数字 210 和文本 "Quarterly Earnings"都是常 量。公式或由公式得出的数 值都不是常量。 公式选项板二、使用函数的步骤 在Excel 中如何使用函数呢? 1.单击需要输入函数的单元格,如图4 所示,单击单元格C1,出现编辑栏 单元格编辑2.单击编辑栏中"编辑公式"按钮 ,将会在编辑栏下面出现一个"公式选项板",此时"名称" 框将变成"函数"按钮,如图3 所示。 3.单击"函数"按钮右端的箭头,打开函数列表框,从中选择所需的函数; 函数列表框4.当选中所需的函数后,Excel 2000 将打开"公式选项板"。用户可以在这个选项板中输入 函数的参数,当输入完参数后,在"公式选项板"中还将显示函数计算的结果; 5.单击"确定"按钮,即可完成函数的输入; 6.如果列表中没有所需的函数,可以单击"其它函数"选项,打开"粘贴函数"对话框,用户可 以从中选择所需的函数,然后单击"确定"按钮返回到"公式选项板"对话框。 在了解了函数的基本知识及使用方法后,请跟随笔者一起寻找Excel 提供的各种函数。您可 以通过单击插入栏中的"函数"看到所有的函数。 粘贴函数列表三、函数的种类 Excel 函数一共有11 类,分别是数据库函数、日期与时间函数、工程函数、财务函数、信 息函数、逻辑函数、查询和引用函数、数学和三角函数、统计函数、文本函数以及用户自定 义函数。 1.数据库函数--当需要分析数据清单中的数值是否符合特定条件时,可以使用数据库工作表 函数。例如,在一个包含销售信息的数据清单中,可以计算出所有销售数值大于 1,000 小于2,500 的行或记录的总数。Microsoft Excel 共有 12 个工作表函数用于对存储在数 据清单或数据库中的数据进行分析,这些函数的统一名称为 Dfunctions,也称为 函数,每个函数均有三个相同的参数:database、field criteria。这些参数指向数据库函数所使用的工作表区域。其中参数 database 为工作表上包含数据清单的区域。参数 field 需要汇总的列的标志。参数criteria 为工作表上包含指定条件的区域。 2.日期与时间函数--通过日期与时间函数,可以在公式中分析和处理日期值和时间值。 3.工程函数--工程工作表函数用于工程分析。这类函数中的大多数可分为三种类型:对复数 进行处理的函数、在不同的数字系统(如十进制系统、十六进制系统、八进制系统和二进制 系统)间进行数值转换的函数、在不同的度量系统中进行数值转换的函数。 4.财务函数--财务函数可以进行一般的财务计算,如确定贷款的支付额、投资的未来值或净 现值,以及债券或息票的价值。财务函数中常见的参数: 未来值 (fv)--在所有付款发生后的投资或贷款的价值。 期间数 (nper)--投资的总支付期间数。 付款 (pmt)--对于一项投资或贷款的定期支付数额。 现值 (pv)--在投资期初的投资或贷款的价值。例如,贷款的现值为所借入的本金数额。 利率 (rate)--投资或贷款的利率或贴现率。 类型 (type)--付款期间内进行支付的间隔,如在月初或月末。 5.信息函数--可以使用信息工作表函数确定存储在单元格中的数据的类型。信息函数包含一 组称为 的工作表函数,在单元格满足条件时返回TRUE。例如,如果单元格包含一个偶 数值,ISEVEN 工作表函数返回 TRUE。如果需要确定某个单元格区域中是否存在空白单元格, 可以使用 COUNTBLANK 工作表函数对单元格区域中的空白单元格进行计数,或者使用 ISBLANK 工作表函数确定区域中的某个单元格是否为空。 6.逻辑函数--使用逻辑函数可以进行真假值判断,或者进行复合检验。例如,可以使用 数确定条件为真还是假,并由此返回不同的数值。7.查询和引用函数--当需要在数据清单或表格中查找特定数值,或者需要查找某一单元格的 引用时,可以使用查询和引用工作表函数。例如,如果需要在表格中查找与第一列中的值相 匹配的数值,可以使用 VLOOKUP 工作表函数。如果需要确定数据清单中数值的位置,可以 使用 MATCH 工作表函数。 8.数学和三角函数--通过数学和三角函数,可以处理简单的计算,例如对数字取整、计算单 元格区域中的数值总和或复杂计算。 9.统计函数--统计工作表函数用于对数据区域进行统计分析。例如,统计工作表函数可以提 供由一组给定值绘制出的直线的相关信息,如直线的斜率和 轴截距,或构成直线的实际点数值。 10.文本函数--通过文本函数,可以在公式中处理文字串。例如,可以改变大小写或确定文 字串的长度。可以将日期插入文字串或连接在文字串上。下面的公式为一个示例,借以说明 如何使用函数 TODAY 和函数 TEXT 来创建一条信息,该信息包含着当前日期并将日期以 "dd-mm-yy"的格式表示。 11.用户自定义函数--如果要在公式或计算中使用特别复杂的计算,而工作表函数又无法满 足需要,则需要创建用户自定义函数。这些函数,称为用户自定义函数,可以通过使用 Visual Basic Applications来创建。 以上对Excel 函数及有关知识做了简要的介绍,在以后的文章中笔者将逐一介绍每一类函数 的使用方法及应用技巧。但是由于Excel 的函数相当多,因此也可能仅介绍几种比较常用的 函数使用方法,其他更多的函数您可以从Excel 的在线帮助功能中了解更详细的资讯。 Excel 函数应用之数学和三角函数 学习Excel 函数,我们还是从“数学与三角函数”开始。毕竟这是我们非常熟悉的函数,这 些正弦函数、余弦函数、取整函数等等从中学开始,就一直陪伴着我们。 首先,让我们一起看看Excel 提供了哪些数学和三角函数。笔者在这里以列表的形式列出 Excel 提供的所有数学和三角函数,详细请看附注的表格。 从表中我们不难发现,Excel 提供的数学和三角函数已基本囊括了我们通常所用得到的各种 数学公式与三角函数。这些函数的详细用法,笔者不在这里一一赘述,下面从应用的角度为 大家演示一下这些函数的使用方法。 一、与求和有关的函数的应用 SUM 函数是Excel 中使用最多的函数,利用它进行求和运算可以忽略存有文本、空格等数据 的单元格,语法简单、使用方便。相信这也是大家最先学会使用的Excel 函数之一。但是实 际上,Excel 所提供的求和函数不仅仅只有SUM 一种,还包括SUBTOTAL、SUM、SUMIF、 SUMPRODUCT、SUMSQ、SUMX2MY2、SUMX2PY2、SUMXMY2 几种函数。 这里笔者将以某单位工资表为例重点介绍SUM(计算一组参数之和)、SUMIF(对满足某一 条件的单元格区域求和)的使用。(说明:为力求简单,示例中忽略税金的计算。) 函数求和SUM 1、行或列求和 以最常见的工资表(如上图)为例,它的特点是需要对行或列内的若干单元格求和。 比如,求该单位2001 月的实际发放工资总额,就可以在H13中输入公式: =SUM(H3:H12) 2、区域求和 区域求和常用于对一张工作表中的所有数据求总计。此时你可以让单元格指针停留在存放结 果的单元格,然后在Excel 编辑栏输入公式"=SUM()",用鼠标在括号中间单击,最后拖过 需要求和的所有单元格。若这些单元格是不连续的,可以按住Ctrl 键分别拖过它们。对于 需要减去的单元格,则可以按住Ctrl 键逐个选中它们,然后用手工在公式引用的单元格前 加上负号。当然你也可以用公式选项板完成上述工作,不过对于SUM 函数来说手工还是来的 快一些。比如,H13 的公式还可以写成: =SUM(D3:D12,F3:F12)-SUM(G3:G12) 3、注意 SUM 函数中的参数,即被求和的单元格或单元格区域不能超过30 个。换句话说,SUM 函数括 号中出现的分隔符(逗号)不能多于29 个,否则Excel 就会提示参数太多。对需要参与求 和的某个常数,可用"=SUM(单元格区域,常数)"的形式直接引用,一般不必绝对引用存放 该常数的单元格。 SUMIF SUMIF 函数可对满足某一条件的单元格区域求和,该条件可以是数值、文本或表达式,可以 应用在人事、工资和成绩统计中。 仍以上图为例,在工资表中需要分别计算各个科室的工资发放情况。 要计算销售部2001 月加班费情况。则在F15种输入公式为 =SUMIF($C$3:$C$12,"销售部",$F$3:$F$12) 其中"$C$3:$C$12"为提供逻辑判断依据的单元格区域,"销售部"为判断条件即只统计 $C$3:$C$12 区域中部门为"销售部"的单元格,$F$3:$F$12 为实际求和的单元格区域。 二、与函数图像有关的函数应用 我想大家一定还记得我们在学中学数学时,常常需要画各种函数图像。那个时候是用坐标纸 一点点描绘,常常因为计算的疏忽,描不出平滑的函数曲线。现在,我们已经知道Excel 几乎囊括了我们需要的各种数学和三角函数,那是否可以利用Excel 函数与Excel 图表功能 描绘函数图像呢?当然可以。 这里,笔者以正弦函数和余弦函数为例说明函数图像的描绘方法。 录入数据--如图所示,首先在表中录入数据,自B1至N1 的单元格以30 度递增的方式 录入从0 至360 的数字,共13 个数字。 求函数值--在第2行和第三行分别输入SIN 和COS 函数,这里需要注意的是:由于SIN 等三角函数在Excel 的定义是要弧度值,因此必须先将角度值转为弧度值。具体公式写法为 (以D2 选择图像类型--首先选中制作函数图像所需要的表中数据,利用Excel工具栏上的图表 向导按钮(也可利用"插入"/"图表"),在"图表类型"中选择"XY 散点图",再在右侧的"子 图表类型"中选择"无数据点平滑线散点图",单击[下一步],出现"图表数据源"窗口,不作 任何操作,直接单击[下一步]。 图表选项操作--图表选项操作是制作函数曲线图的重要步骤,在"图表选项"窗口中进行(如图3),依次进行操作的项目有: 标题--为图表取标题,本例中取名为"正弦和余弦函数图像";为横轴和纵轴取标题。 坐标轴--可以不做任何操作; 网格线--可以做出类似坐标纸上网格,也可以取消网格线; 图例--本例选择图例放在图像右边,这个可随具体情况选择; 数据标志--本例未将数据标志在图像上,主要原因是影响美观。如果有特殊要求例外。5、 完成图像--操作结束后单击[完成],一幅图像就插入Excel 的工作区了。 编辑图像--图像生成后,字体、图像大小、位置都不一定合适。可选择相应的选项进行修改。所有这些操作可以先用鼠标选中相关部分,再单击右键弹出快捷菜单,通过快捷菜单 中的有关项目即可进行操作。 至此,一幅正弦和余弦函数图像制作完成。用同样的方法,还可以制作二次曲线、对数图像 等等。 三、常见数学函数使用技巧--四舍五入 在实际工作的数学运算中,特别是财务计算中常常遇到四舍五入的问题。虽然,excel 元格格式中允许你定义小数位数,但是在实际操作中,我们发现,其实数字本身并没有真正的四舍五入,只是显示结果似乎四舍五入了。如果采用这种四舍五入方法的话,在财务运算 中常常会出现几分钱的误差,而这是财务运算不允许的。那是否有简单可行的方法来进行真 正的四舍五入呢?其实,Excel 已经提供这方面的函数了,这就是ROUND 函数,它可以返回 某个数字按指定位数舍入后的数字。 在Excel 提供的"数学与三角函数"中提供了一个名为ROUND(number,num_digits)的函数, 它的功能就是根据指定的位数,将数字四舍五入。这个函数有两个参数,分别是number num_digits。其中number就是将要进行四舍五入的数字;num_digits 则是希望得到的数字 的小数点后的位数。如图3 所示: 单元格B2 中为初始数据0.123456,B3 的初始数据为0.234567,将要对它们进行四舍五入。 在单元格C2 中输入"=ROUND(B2,2)",小数点后保留两位有效数字,得到0.12、0.23。在单 元格D2 中输入"=ROUND(B2,4)",则小数点保留四位有效数字,得到0.1235、0.2346。 对数字进行四舍五入对于数字进行四舍五入,还可以使用INT(取整函数),但由于这个函数的定义是返回实数 舍入后的整数值。因此,用INT 函数进行四舍五入还是需要一些技巧的,也就是要加上0.5, 才能达到取整的目的。仍然以图3 为例,如果采用INT 函数,则C2 公式应写成: "=INT(B2*100+0.5)/100"。 最后需要说明的是:本文所有公式均在Excel97 和Excel2000 中验证通过,修改其中的单元 格引用和逻辑条件值,可用于相似的其他场合。 附注:Excel 的数学和三角函数一览表 ABS 工作表函数 返回参数的绝对值 ACOS 工作表函数 返回数字的反余弦值 ACOSH 工作表函数 返回参数的反双曲余弦值 ASIN 工作表函数 返回参数的反正弦值 ASINH 工作表函数 返回参数的反双曲正弦值 ATAN 工作表函数 返回参数的反正切值 ATAN2 工作表函数 返回给定的 坐标值的反正切值ATANH 工作表函数 返回参数的反双曲正切值 CEILING 工作表函数 将参数 Number 沿绝对值增大的方向,舍入为最接近的整数或基数 COMBIN 工作表函数 计算从给定数目的对象集合中提取若干对象的组合数 COS 工作表函数 返回给定角度的余弦值 COSH 工作表函数 返回参数的双曲余弦值 COUNTIF 工作表函数 计算给定区域内满足特定条件的单元格的数目 DEGREES 工作表函数 将弧度转换为度 EVEN 工作表函数 返回沿绝对值增大方向取整后最接近的偶数 EXP 工作表函数 返回 等于2.71828182845904,是自然对数的底数 FACT 工作表函数 返回数的阶乘,一个数的阶乘等于 FACTDOUBLE工作表函 返回参数Number 的半阶乘 FLOOR 工作表函数 将参数 Number 沿绝对值减小的方向去尾舍入,使其等于最接近的 significance 的倍数 GCD 工作表函数 返回两个或多个整数的最大公约数 INT 工作表函数 返回实数舍入后的整数值 LCM 工作表函数 返回整数的最小公倍数 LN 工作表函数 返回一个数的自然对数自然对数以常数项 e(2.71828182845904)为底 LOG 工作表函数 按所指定的底数,返回一个数的对数 LOG10 工作表函数 返回以 10 为底的对数 MDETERM 工作表函数 返回一个数组的矩阵行列式的值 MINVERSE 工作表函数 返回数组矩阵的逆距阵 MMULT 工作表函数 返回两数组的矩阵乘积结果 MOD 工作表函数 返回两数相除的余数结果的正负号与除数相同 MROUND 工作表函数 返回参数按指定基数舍入后的数值 MULTINOMIAL 工作表函 返回参数和的阶乘与各参数阶乘乘积的比值ODD 工作表函数 返回对指定数值进行舍入后的奇数 PI 工作表函数 返回数字 3.14159265358979,即数学常数 pi,精确到小数点后 15 POWER工作表函数 返回给定数字的乘幂 PRODUCT 工作表函数 将所有以参数形式给出的数字相乘,并返回乘积值 QUOTIENT 工作表函数 回商的整数部分,该函数可用于舍掉商的小数部分 RADIANS 工作表函数 将角度转换为弧度 RAND 工作表函数 返回大于等于 的均匀分布随机数RANDBETWEEN 工作表 函数 返回位于两个指定数之间的一个随机数 ROMAN 工作表函数 将阿拉伯数字转换为文本形式的罗马数字 ROUND 工作表函数 返回某个数字按指定位数舍入后的数字 ROUNDDOWN 工作表函 靠近零值,向下(绝对值减小的方向)舍入数字ROUNDUP 工作表函数 远离零值,向上(绝对值增大的方向)舍入数字 SERIESSUM 工作表函数 返回基于以下公式的幂级数之和: SIGN 工作表函数 返回数字的符号当数字为正数时返回 1,为零时返回 0,为负数时返回 -1 SIN 工作表函数 返回给定角度的正弦值 SINH 工作表函数 返回某一数字的双曲正弦值 SQRT 工作表函数 返回正平方根 SQRTPI 工作表函数 返回某数与 pi 的乘积的平方根 SUBTOTAL 工作表函数 返回数据清单或数据库中的分类汇总 SUM 工作表函数 返回某一单元格区域中所有数字之和 SUMIF 工作表函数 根据指定条件对若干单元格求和 SUMPRODUCT 工作表函 在给定的几组数组中,将数组间对应的元素相乘,并返回乘积之和SUMSQ 工作表函数 返回所有参数的平方和 SUMX2MY2 工作表函数 返回两数组中对应数值的平方差之和 SUMX2PY2 工作表函数 返回两数组中对应数值的平方和之和,平方和加总在统计计算中经常使用 SUMXMY2 工作表函数 返回两数组中对应数值之差的平方和 TAN 工作表函数 返回给定角度的正切值 TANH 工作表函数 返回某一数字的双曲正切值 TRUNC 工作表函数 将数字的小数部分截去,返回整数 Excel 函数应用之逻辑函数 用来判断真假值,或者进行复合检验的Excel 函数,我们称为逻辑函数。在Excel 中提供了 六种逻辑函数。即AND、OR、NOT、FALSE、IF、TRUE 函数。 函数这三个函数都用来返回参数逻辑值。详细介绍见下: 函数所有参数的逻辑值为真时返回 TRUE;只要一个参数的逻辑值为假即返回 FALSE。简言之, 就是当AND 的参数全部满足某一条件时,返回结果为TRUE,否则为FALSE。 语法为AND(logical1,logical2, ...),其中Logical1, logical2, 30个条件值,各条件值可能为TRUE,可能为 FALSE。 参数必须是逻辑值,或者包含逻辑 值的数组或引用。举例说明: 在B2单元格中输入数字50,在C2 中写公式=AND(B2>30,B2<60)。由于B2 等于50 的确 大于30、小于60。所以两个条件值(logical)均为真,则返回结果为TRUE。 如果B1-B3 单元格中的值为 TRUE、FALSE、TRUE,显然三个参数并不都为真,所以 B4单元格中的公式=AND(B1:B3) 等于 FALSE 函数指在其参数组中,任何一个参数逻辑值为TRUE,即返回 TRUE。它与AND 函数的区 别在于,AND 函数要求所有函数逻辑值均为真,结果方为真。而OR 函数仅需其中任何一个 为真即可为真。比如,上面的示例2,如果在B4 单元格中的公式写为=OR(B1:B3)则结果等 于TRUE 函数。简言之,就是当参数值为TRUE 函数返回的结果恰与之相反,结果为FALSE.比如NOT(2+2=4),由于2+2 的结果的确为4,该参数结果为TRUE,由于是NOT 函数,因此 返回函数结果与之相反,为FALSE。 二、TRUE、FALSE 函数 TRUE、FALSE 函数用来返回参数的逻辑值,由于可以直接在单元格或公式中键入值TRUE 函数用于执行真假值判断后,根据逻辑测试的真假值返回不同的结果,因此If函数也称 之为条件函数。它的应用很广泛,可以使用函数 对数值和公式进行条件检测。它的语法为IF(logical_test,value_if_true,value_if_false)。其中Logical_test 表示 计算结果为 TRUE FALSE的任意值或表达式。本参数可使用任何比较运算符。 Value_if_true 显示在logical_test TRUE时返回的值,Value_if_true 也可以是其他 公式。Value_if_false logical_test FALSE时返回的值。Value_if_false 也可以是其 他公式。 简言之,如果第一个参数logical_test 返回的结果为真的话,则执行第二个参数 Value_if_true 的结果,否则执行第三个参数Value_if_false 的结果。IF 函数可以嵌套七 value_if_true参数可以构造复杂的检测条件。 Excel 还提供了可根据某一条件来分析数据的其他函数。例如,如果要计算单元格区域中某 个文本串或数字出现的次数,则可使用 COUNTIF 工作表函数。如果要根据单元格区域中的 某一文本串或数字求和,则可使用 SUMIF 工作表函数。 人事分析表1以图中所示的人事状况分析表为例,由于各部门关于人员的组成情况的数据尚未填写,在总 计栏(以单元格G5 为例)公式为: =SUM(C5:F5) 我们看到计算为0 的结果。如果这样的表格打印出来就页面的美观来看显示是不令人满意 的。是否有办法去掉总计栏中的0 呢?你可能会说,不写公式不就行了。当然这是一个办法, 但是,如果我们利用了IF 函数的话,也可以在写公式的情况下,同样不显示这些0。如何 实现呢?只需将总计栏中的公式(仅以单元格G5 为例)改写成: =IF(SUM(C5:F5),SUM(C5:F5),"") 通俗的解释就是:如果SUM(C5:F5)不等于零,则在单元格中显示SUM(C5:F5)的结果,否则 显示字符串。 几点说明: SUM(C5:F5)不等于零的正规写法是SUM(C5:F5)<>0,在EXCEL中可以省略<>0; 不同的条件返回不同的结果如果对上述例子有了很好的理解后,我们就很容易将IF 函数应用到更广泛的领域。比如, 在成绩表中根据不同的成绩区分合格与不合格。现在我们就以某班级的英语成绩为例具体说 明用法。 某班级的成绩如图6所示,为了做出最终的综合评定,我们设定按照平均分判断该学生成绩 是否合格的规则。如果各科平均分超过60 分则认为是合格的,否则记作不合格。 根据这一规则,我们在综合评定中写公式(以单元格B12 =IF(B11>60,"合格","不合格")语法解释为,如果单元格B11 的值大于60,则执行第二个参数即在单元格B12 中显示合格 字样,否则执行第三个参数即在单元格B12 中显示不合格字样。 在综合评定栏中可以看到由于C 列的同学各科平均分为54 分,综合评定为不合格。其余均 为合格。 多层嵌套函数的应用在上述的例子中,我们只是将成绩简单区分为合格与不合格,在实际应用中,成绩通常是有 多个等级的,比如优、良、中、及格、不及格等。有办法一次性区分吗?可以使用多层嵌套 的办法来实现。仍以上例为例,我们设定综合评定的规则为当各科平均分超过90 时,评定 为优秀。如图7 所示。 说明:为了解释起来比较方便,我们在这里仅做两重嵌套的示例,您可以按照实际情况进行更多重的嵌套,但请注意Excel 函数最多允许七重嵌套。根据这一规则,我们在综合评定中写公式(以单元格F12 =IF(F11>60,IF(AND(F11>90),"优秀","合格"),"不合格")语法解释为,如果单元格F11 的值大于60,则执行第二个参数,在这里为嵌套函数,继续 判断单元格F11 的值是否大于90(为了让大家体会一下AND 函数的应用,写成AND(F11>90), 实际上可以仅写F11>90),如果满足在单元格F12 中显示优秀字样,不满足显示合格字样, 如果F11 的值以上条件都不满足,则执行第三个参数即在单元格F12 中显示不合格字样。 在综合评定栏中可以看到由于F 列的同学各科平均分为92 分,综合评定为优秀。 (三)根据条件计算值 在了解了IF 函数的使用方法后,我们再来看看与之类似的Excel 提供的可根据某一条件来 分析数据的其他函数。例如,如果要计算单元格区域中某个文本串或数字出现的次数,则可 使用 COUNTIF 工作表函数。如果要根据单元格区域中的某一文本串或数字求和,则可使用 SUMIF 工作表函数。关于SUMIF 函数在数学与三角函数中以做了较为详细的介绍。这里重点 介绍COUNTIF 的应用。 COUNTIF 可以用来计算给定区域内满足特定条件的单元格的数目。比如在成绩表中计算每位 学生取得优秀成绩的课程数。在工资表中求出所有基本工资在2000 元以上的员工数。 语法形式为COUNTIF(range,criteria)。其中Range 为需要计算其中满足条件的单元格数目 的单元格区域。Criteria 确定哪些单元格将被计算在内的条件,其形式可以为数字、表达 式或文本。例如,条件可以表示为 32、"32"、">32"、"apples"。 1、成绩表 这里仍以上述成绩表的例子说明一些应用方法。我们需要计算的是:每位学生取得优秀成绩 的课程数。规则为成绩大于90 分记做优秀。如图8 所示 =COUNTIF(B4:B10,">90")语法解释为,计算B4 到B10 这个范围,即jarry 的各科成绩中有多少个数值大于90 的单元 在优秀门数栏中可以看到jarry的优秀门数为两门。其他人也可以依次看到。 销售业绩表销售业绩表可能是综合运用IF、SUMIF、COUNTIF 非常典型的示例。比如,可能希望计算销 售人员的订单数,然后汇总每个销售人员的销售额,并且根据总发货量决定每次销售应获得 的奖金。 原始数据表如图9 所示(原始数据是以流水单形式列出的,即按订单号排列) 原始数据表按销售人员汇总表如图10 所示 图10 销售人员汇总表 如图10 所示的表完全是利用函数计算的方法自动汇总的数据。首先建立一个按照销售人员 汇总的表单样式,如图所示。然后分别计算订单数、订单总额、销售奖金。 订单数--用COUNTIF 计算销售人员的订单数。 以销售人员ANNIE 的订单数公式为例。公式: =COUNTIF($C$2:$C$13,A17) 语法解释为计算单元格A17(即销售人员ANNIE)在"销售人员"清单$C$2:$C$13 的范围内(即 所示的原始数据表)出现的次数。这个出现的次数即可认为是该销售人员ANNIE 的订单数。 订单总额--用SUMIF汇总每个销售人员的销售额。 以销售人员ANNIE 的订单总额公式为例。公式: =SUMIF($C$2:$C$13,A17,$B$2:$B$13) 此公式在"销售人员"清单$C$2:$C$13 中检查单元格 A17 中的文本(即销售人员 ANNIE), 然后计算"订单金额"列($B$2:$B$13)中相应量的和。 这个相应量的和就是销售人员ANNIE 的订单总额。 销售奖金--用IF根据订单总额决定每次销售应获得的奖金。 假定公司的销售奖金规则为当订单总额超过5 万元时,奖励幅度为百分之十五,否则为百分 之十。根据这一规则仍以销售人员ANNIE 为例说明。公式为: =IF(C17<50000,10%,15%)*C17 如果订单总额小于 50000 则奖金为 10%;如果订单总额大于等于 50000,则奖金为 15%。 至此,我们已完全了解了EXCEL 函数的逻辑函数,相信大家在实际工作中会想出更多更有用 的运用。 Excel 函数应用之文本/日期/时间函数 所谓文本函数,就是可以在公式中处理文字串的函数。例如,可以改变大小写或确定文字串 的长度;可以替换某些字符或者去除某些字符等。而日期和时间函数则可以在公式中分析和 处理日期值和时间值。关于这两类函数的列表参看附表,这里仅对一些常用的函数做简要介 一、文本函数(一)大小写转换 LOWER--将一个文字串中的所有大写字母转换为小写字母。 UPPER--将文本转换成大写形式。 PROPER--将文字串的首字母及任何非字母字符之后的首字母转换成大写。将其余的字母转换 成小写。 这三种函数的基本语法形式均为 函数名(text)。示例说明: 已有字符串为:pLease ComE Here! 可以看到由于输入的不规范,这句话大小写乱用了。 通过以上三个函数可以将文本转换显示样式,使得文本变得规范。参见图1 Lower(pLease ComE Here!)= please come here! upper(pLease ComE Here!)= PLEASE COME HERE! proper(pLease ComE Here!)= Please Come Here! (二)取出字符串中的部分字符您可以使用Mid、Left、Right 等函数从长字符串内获取一部分字符。具体语法格式为 LEFT 函数:LEFT(text,num_chars)其中Text 是包含要提取字符的文本串。Num_chars 指定 要由 LEFT 所提取的字符数。 MID 函数:MID(text,start_num,num_chars)其中Text 是包含要提取字符的文本串。 Start_num 是文本中要提取的第一个字符的位置。 RIGHT 函数:RIGHT(text,num_chars)其中Text 是包含要提取字符的文本串。Num_chars 定希望RIGHT 提取的字符数。 比如,从字符串"This apple",4)=ThisRIGHT("This apple",5)=appleMID("This (三)去除字符串的空白在字符串形态中,空白也是一个有效的字符,但是如果字符串中出现空白字符时,容易在判 断或对比数据是发生错误,在Excel 中您可以使用Trim 函数清除字符串中的空白。 语法形式为:TRIM(text)其中Text 为需要清除其中空格的文本。 需要注意的是,Trim 函数不会清除单词之间的单个空格,如果连这部分空格都需清除的话, 建议使用替换功能。比如,从字符串"My name Mary"中清除空格的函数写法为:TRIM("Myname Mary")=Myname Mary参见图3 (四)字符串的比较在数据表中经常会比对不同的字符串,此时您可以使用EXACT 函数来比较两个字符串是否相 同。该函数测试两个字符串是否完全相同。如果它们完全相同,则返回 TRUE;否则,返回 FALSE。函数 EXACT 能区分大小写,但忽略格式上的差异。利用函数 EXACT 可以测试输入 文档内的文字。语法形式为:EXACT(text1,text2)Text1 为待比较的第一个字符串。Text2 为待比较的第二个字符串。举例说明:参见图4 EXACT("China","china")=False 二、日期与时间函数在数据表的处理过程中,日期与时间的函数是相当重要的处理依据。而Excel 在这方面也提 供了相当丰富的函数供大家使用。 (一)取出当前系统时间/日期信息 用于取出当前系统时间/日期信息的函数主要有NOW、TODAY。 语法形式均为 函数名()。 (二)取得日期/时间的部分字段值 如果需要单独的年份、月份、日数或小时的数据时,可以使用HOUR、DAY、MONTH、YEAR 数直接从日期/时间中取出需要的数据。具体示例参看图5。比如,需要返回2001-5-30 12:30 PM 的年份、月份、日数及小时数,可以分别采用相应函 数实现。 YEAR(E5)=2001 MONTH(E5)=5 DAY(E5)=30 HOUR(E5)=12 此外还有更多有用的日期/时间函数,可以查阅附表。下面我们将以一个具体的示例来说明Excel 的文本函数与日期函数的用途。 三、示例:做一个美观简洁的人事资料分析表 示例说明在如图6 所示的某公司人事资料表中,除了编号、员工姓名、身份证号码以及参加工作时间 为手工添入外,其余各项均为用函数计算所得。 在此例中我们将详细说明如何通过函数求出:(1)自动从身份证号码中提取出生年月、性别信息。 (2)自动从参加工作时间中提取工龄信息。 2、身份证号码相关知识 在了解如何实现自动从身份证号码中提取出生年月、性别信息之前,首先需要了解身份证号 码所代表的含义。我们知道,当今的身份证号码有15/18 位之分。早期签发的身份证号码是 15 位的,现在签发的身份证由于年份的扩展(由两位变为四位)和末尾加了效验码,就成 了18 位。这两种身份证号码将在相当长的一段时期内共存。两种身份证号码的含义如下:

本文档为EXCEL函数学习教程。全文主要内容为:EXCEL函数应用之函数简介,EXCEL函数应用之数学和三角函数,EXCEL函数应用之逻辑函数等内容。

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IT计算机 --  计算机应用/办公自动化
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EXCEL 函数 教程 应用

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