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OFFICE2001 第一章 WORD的基本操作 微软公司推出的WORD是一个流行的字处理软件。广东福彩_[官网首页] 所谓字处理软件就是完成文档的录入、编辑、排版、 打印和管理等多种功能的应用软件。 1.1 WORD的启动 启动Word 2000应用程序的方法有多种。这里仅介绍 两种最基本的方法:一是通过Windows【开始】菜 单中的【程序】子菜单启动Word 2000;二是使用 Windows桌面上的快捷方式启动Word 2000。广东福彩_[官网首页] 一、使用【开始】菜单中的【程序】子菜单启动 Word 启动Word 2000的过程如下: 单击Windows任务栏上的【开始】按钮; 将鼠标指针移至【程序】选项; 单击鼠标左键或稍候,打开【程序】子菜单; 将鼠标指针移至【MicrosoftWord】选项上单击 即可启动Word 2000应用程序。 二、通过Windows 桌面快捷方式启动Word 要通过Windows桌面快捷方式启动Word,必须首 先在桌面上建立【Microsoft Word】快捷方式,建立 方法已在Windows Me中介绍,在此不再赘述。如果 桌面上已有【Microsoft Word】快捷方式图标,可直 接双击该图标启动Word 2000。 1.2 WORD的窗口 启动Word 2000应用程序之后,就可以看到Word 2000的窗口。主要包括: 几部分。广东福彩_[官网首页]下面分别介绍各部分的主要功能。 第二章管理WORD文档 创建一个新文档,最常用的方法是建立一个空白文 档。但是,如果用户要建立具有某些特殊格式的文 档,如传真、信函、备忘录、个人简历等,使用 Word 2000为用户提供的模板和向导会更加快捷和方 2.1创建新文档 创建空白文档的步骤: 单击【文件】菜单中的【新建】命令,屏幕中出现一个【新建】对话框, 单击【常用】选项卡,然后双击【空白文档】图标,出现一个新的Word空白编辑窗口,用户可在 此窗口进行文本录入、文本编辑等操作。广东福彩_[官网首页] .使用模板创建文档 使用模板创建文档就是利用【文件】菜单中的【 新建】命令,根据要创建文档的类型在【新建】对 话框中单击相应的选项卡,然后双击所需模板的图 标,再根据提示信息建立文档。 2.2 保存文档 当用户创建了一个新文档或是对旧文档进行了修改 后,就需要保存文档。广东福彩_[官网首页]此外,用户还可以用【另存 为】命令将现有文档用其他文件名保存在磁盘或网 络的其他位置;还可以使用【版本】来保存文档副 一、保存新文档新创建的文档,Word通常会给它一个类似于“文档 1”这样的临时文件名,当用户第一次保存新文档时 ,Word会提醒用户给文档一个形象易记的名称。 保存新文档的方法和操作步骤: 执行【文件】菜单中的【保存】命令,或单击【常用】工具栏中的【保存】按钮,将弹出【另存 为】对话框 二、保存已有的文档 保存已有文档的修改内容: 单击【常用】工具栏中的【保存】按钮,或执行 【文件】菜单下的【保存】命令。 三、另存文档 如果要将文档保存为其他的文件格式(如纯文本、 Web页、文档模式)或用其他的文件名在另外的文 件夹保存文档副本,可以通过【另存为】命令实现 单击【文件】菜单中的【另存为】命令,打开【另存为】对话框,如图10-13所示; 如果要将文档保存在其他文件夹中,请在【保存位置】下拉列表中找到并打开相应文件夹; 单击【保存】按钮,文档就以新的文件名被保存在了新的位置。广东福彩_[官网首页] 第三章文档的编辑与检查 文档内容主要是文字和符号,还可以是图片、 表格、图形和公式等。 Word 具有很强的编辑功能,可以对文档中的单个 字符、整个段落或文本的某一部分进行修改、删除、 复制、移动等编辑操作。 一、定位插入点 在进行编辑工作之前,首先应对插入点进行定位 ,定位插入点的方法有以下几种: 1.使用鼠标定位插入点 移动鼠标指针到文本中的某一位置再单击鼠标, 插入点就定位到该处。通常还要和滚动条配合使用 2.使用键盘定位插入点 可用键盘上的、、、等光标移动键定位插 入点;如果目标插入点不在当前页,可用PageUp、 PageDown键进行翻页,然后再用光标移动键定位插 3.2编辑正文 二、选定文本 1.利用键盘选定文本 将插入点移动到要选定文本的起始位置,按住 Shift键,再将插入点移到要选定文本的结尾处,松 开Shift键,插入点移动时经过的字符、行、段落文 本反白显示,表示该文本区域已被选中。广东福彩_[官网首页] 2.利用鼠标选定文本 在Word编辑区的左边界空白处是文本选择区,鼠 标指针在该区域中会变成一个向右倾斜的箭头。 表3-1列出了几种利用鼠标选定文本的方法,灵活 掌握这些方法会很方便地选择文本。 在编辑区的任何位置单击鼠标即可解除以前的选 3.3文本的复制、移动和删除复制和移动都可以通过鼠标、菜单命令和快捷键三 种方法来实现。其中执行菜单命令是指执行【复制】 或【剪切】命令,将选定的对象暂时存放到【剪贴 板】中,然后利用【粘贴】命令将其粘贴到另一位 置。由于【剪贴板】是Windows系统提供的,因此, 通过它不仅能实现同一文档中对象的复制和移动, 还能在不同的Windows应用程序之间实现复制和移 用快捷键进行相应的操作:剪切—— Ctrl+X 复制——Ctrl+C 粘贴—— Ctrl+V 1.复制文本 复制文本是指将所选的文本在一个或多个位置复 制出来,原始文本并不改变。 用鼠标复制文本按住Ctrl键,用鼠标拖动已选定的的文本到要复制 的目标位置上。注意,要先松开鼠标左键,再松开 Ctrl键。 用菜单命令或快捷键复制文本将选定的文本内容用【复制】命令把它复制到剪 贴板中,然后在新的位置用【粘贴】命令插入到文 档中。由于剪贴板中的内容可多次使用,所以同一 文本内容可复制到多个新的位置。 2.移动文本 移动文本是指将选定的文本从当前位置移到新的 位置。 用鼠标移动文本用鼠标将已选定的的文本拖动到新的位置即可。 用菜单命令或快捷键移动文本先将选定的文本内容用【剪切】命令剪切到剪切 板中,然后用【粘贴】命令粘贴到新的位置。由于 剪贴板中的内容可多次使用,所以同一文本内容可 移到多个新的位置。 3.删除文本 首先选定要删除的文本,执行下列操作之一均可删 除文本: 执行【编辑】菜单中的【剪切】命令,选定的文本内容被送到剪贴板中,必要时,还可以利用 【粘贴】命令恢复; 直接输入新的内容代替选定的文本。3.4 查找、替换与修改 利用Word 中的【查找和替换】功能,不但可以在当 前文档中快速查找或替换符合条件的文档内容,而 且可以快速查找或替换指定格式的文档内容和特殊 字符。在【查找和替换】中可以使用通配符。 一、查找 执行【编辑】菜单中的【查找】命令,打开【查 找和替换】对话框,如图3-3所示,利用该对话框可 以查找一般文字、指定格式的文字以及特殊字符 Word 文档的格式分为三类:字符格式、段落格式 和页面格式。 在Word 提供的空白文档模板中,正文默认的中文 字符是五号宋体、英文字符格式是五号Times New Roman字体。用户可以在输入文档内容之前,设置 字符格式。通常情况下,采用先输入文本,后设置 格式。 设置字符格式一般用【格式工具栏】上的工具按 钮完成,如果需要更详细地设置字符格式,就得用 【格式】菜单中的【字体】命令。无论用哪种方法 ,首先要选定进行格式设置的文本。 字符格式主要包括字体、字号、字形、下划线、 着重号、字体颜色、效果、字符间距和动态效果等 几方面的格式。 第四章 字体设置 4.1 设置字体格式 一、利用【字体】对话框设置字符格式 1.字体 选定需要进行格式设置的文本,执行【格 式】菜单中的【字体】命令,在弹出的【字 体】对话框中进行字体设置。 在【字体】对话框的【字体】选项卡 中设置了【字形】列表,从中可以看 出字形包括常规、倾斜、加粗和加粗 倾斜等。 4.1.1 基本设置 在【字体】对话框的【字体】选项卡中设置了 【中文字体】和【西文字体】下拉列表,利用下拉 列表中可以设置所选文字的中、英文字体。 就中文字体而言,常用的有宋体、黑体、仿宋、 楷体、幼圆、方正舒体、华文彩云、华文行楷等, 如图12-2所示为它们的样式。用户如果需要更多类 型的字体,可以利用Windows 98/Me系统的【控制 面板】窗口中的【字体】选项安装新字体。 4.2 使用“字体”对话框 英文字的大小(高度)的标准度量单位为 “磅”,1英寸为72磅,磅值从5磅~72磅。 中文文字大小用“字号”来表示,一般划 分为初号到八号,初号字最大,八号字最小 ,如图12-3所示。Word 2000同时允许用户选 择磅值或直接输入1~1638之间的磅值,来 设定字的大小。 4.2.2 字号设置 在【字体】对话框的【字体】选项卡中设置了【下 划线】下拉列表,其中列出了多种下划线的样式, 用户可选择某种下划线添加到所选定的文本,如图 12-4所示。对选定的文本可同时进行字形和下划线 设置。 在【字体】对话框的【字体】选项卡中设置了【着 重号】下拉列表,其中列出了着重号,用户可选择 添加着重号,如图12-4所示,也可不添加。 4.字体效果 在【字体】对话框的【字体】选项卡中设置了【 效果】栏,可以设置某些特殊的效果,如删除线、 上标、下标、阴影、空心等。 5.字体颜色 在【字体】对话框的【字体】选项卡中设置了【 字体颜色】下拉列表,其中列出多种颜色,用户可 选择某种颜色设置所选文本的颜色。 6.调整字符间距 在【字体】对话框中单击【字符间距】选项卡 4.2.3 设置字符间距 缩放:在【缩放】下拉列表中可以输入一个比值来设置字符缩放的比例。 间距:用来调整字符之间的距离,有“标准”、“加宽”和“紧缩”三种选项。当选择了“加 宽”或“紧缩”后,可在其右边的【磅值】框中输 入数值,对字符间距作精确调整。 位置:设置文字相对基准线的上、下位置,有“标准”、“提升”和“降低”三种选项。如果 选择了“提升”或“降低”,可在其右边的【磅值 】框中输入数值,对文字的位置进行精确调整。 7.动态效果 在【字体】对话框中,利用【文字效果】选项卡 可以设置文字的动态效果。 二、利用【格式】工具栏设置字符格式 利用【格式】工具栏设置字符格式更加简单、方 一般情况下,【格式】工具栏显示当前光标处的字符格式设置情况。如果所选定的文本包括多种字 体字号,【格式】工具栏中的字体和字号框将显示 为空白。 利用【格式】工具栏设置字符格式的方法是:先 选定文本,然后在字体、字号下拉列表框中进行设 置;直接单击【加粗】按钮、【倾斜】按钮和【下 划线】按钮,可设置字形和添加下划线。 录入文本时,在段落的最后位置按Enter键,新开 始的段落将继续沿用前一段落已设置的格式。 对于连续的段落或字符,为保证格式的一致或加 快格式设置的速度,可以使用【常用】工具栏中的 【格式刷】按钮进行格式复制。方法是:选定要被 复制格式的段落、字符或将光标插入到要被复制格 式的段落中,单击【格式刷】按钮,鼠标指针变为 刷子形,然后选定要复制格式的字符、段落或段落 标记即可实现格式复制。 双击【格式刷】按钮可实现多次格式复制,要取 消【格式刷】状态,可按Esc键或单击【格式刷】按 4.2.4复制字符格式 4.3 首字下沉和悬浮 1.选定需要进行格式设置的段落。 2.执行【格式】菜单中的【首字下沉】命令。 3.在弹出的对话框中进行设置。 一、首字下沉 在书籍和报刊中经常采用把段落的第一个字放大数 倍的方法来引起读者注意。 【例】设置“计算机基础知识”文档中第一段首字 下沉 操作步骤如下: 在【首字下沉】对话框中的【位置】栏中选择【下沉】方式; 在【字体】下拉列表中设定首字的字体,本例设为楷体; 在【下沉行数】文本框中输入首字占据的行数,默认值为3,可单击增量按钮进行调节或直接输入 下沉的行数; 在【距正文】文本框中设置首字与正文的距离,缺省值为0,可单击增量按钮进行调节或直接输入 数值; 单击【确定】按钮,完成设置. 另外还有一种悬挂下沉方式,设置时只要在【首 字下沉】对话框的【位置】栏中,选择【悬挂】方 式即可。若在【位置】栏中选择【无】,则取消首 字下沉。 第五章 段落排版 段落格式设置以段落为单位,包括设置对齐方式、 缩进方式、段间距、行间距等内容。在Word 2000中, 以段落标记“ ”来标识一个段落的结束。段落标 记还保留着有关该段的所有格式设置信息。所以, 在移动或复制一个段落时,若要保留该段落的格式, 就一定要将该段落标记“ ”包括进去。当按下 Enter键新段落开始时,Word 将复制前一段的段落 标记和其中所包含的格式信息。 执行【格式】菜单中的【段落】命令可打开【段 落】对话框 一、段落缩进 在【段落】对话框的【缩进和间距】选项卡上, 可以设置段落相对于左、右页边距的缩进距离,即 左缩进和右缩进。同时还可以进行首行缩进和悬挂 缩进的设置。 具体步骤操作如下: 执行【格式】菜单中的【段落】命令,打开【段落】对话框; 在【缩进和间距】选项卡的【缩进】框中,设定左、右缩进量。从【特殊格式】下拉列表中选择 【首行缩进】、【悬挂缩进】或无,设置【度量值 】为2字符,设置的效果可在【预览】框中看到; 单击【确定】按钮,完成设置。二、对齐方式 在【段落】对话框的【缩进和间距】选项卡上, 有一个【对齐方式】下拉列表,它提供了左对齐、 居中、右对齐、两端对齐、分散对齐等五种方式。 文本段落默认的对齐方式为两端对齐,两端对齐是 指段落中的各行均匀地靠左右边距对齐,最后一行 为左对齐;标题通常以居中的方式位于一行的中间 ;信函或通知的落款和时间往往是右对齐。如果要 使段落相对于左右边距对齐,首先要保证段落的左 右缩进值为0 三、行间距 在【段落】对话框的【缩进和间距】选项卡上设 置了【行距】下拉列表,在此可设置段落中各行之 间的距离,它有最小值、单倍行距、1.5倍行距、2 倍行距、固定值和多倍行距等多项供选择。 四、段落间距 【段落】对话框的【缩进和间距】选项卡的【段 前】、【段后】选项可用于设置段落之间的距离, 以达到明显区分段落的目的。 【例】将图12-11中的三段文字进行段落格式设置 。第一段设置为“居中对齐”;第二段段前间距为 12磅、段后间距为6磅;第三段的行距设置为1.5倍 行距。 操作步骤如下: 选中第一段文字,执行【格式】菜单中的【段落】命令,打开【段落】对话框; 在【缩进和间距】选项卡的【对齐方式】下拉列表中选择【居中】对齐方式; 选中第二段文字,执行【格式】菜单中的【段落】命令,打开【段落】对话框; 选中第三段文字,执行【格式】菜单中的【段落】命令,打开【段落】对话框; 在【缩进和间距】选项卡的【行距】下拉列表中选择“1.5倍行距”; 单击【确定】按钮,完成设置。二、项目符号和编号 1.添加项目符号和编号 为了便于阅读,可以在文本中添加项目符号或编 号,方法是:先选定要添加项目符号和编号的段落 ,然后单击【格式】工具栏中的【项目符号】按钮 或【编号】按钮进行设置,也可以用【格式】菜单 中的【项目符号和编号】命令进行设置。 把光标插入到有项目符号或编号的文本中,再次单 击【格式】工具栏中的【项目符号】或【编号】按 钮,即可删除已添加的项目符号或编号。 2.自动创建项目符号和编号 在Word 2000中,键入文本时可以自动创建项目符 号或编号。如果要创建项目符号,可在段落的开头 键入一个星号(*)号,后跟一个空格,然后输入文 本。当按Enter键时,星号自动转换成黑色圆点形式 的项目符号,并且在新的一段中自动添加该项目符 号。当要结束创建项目符号时,按Enter键开始一个 新段,再按Backspace键删除为该段添加的项目符号 即可。 如果要自动创建编号,可在段落的开头先键入 “1.”或“”等格式的编号,后跟一个空格,然后 输入文本。当按Enter键时,在新的一段开头会自动 续接上一段的编号。 三、边框和底纹 1.文本边框和底纹 为了修饰对象,可以对所选的对象(包括字符、段 落、表格、图片和文本框)加上边框和底纹。边框 是指围在对象四周的一个或多个边上的线条。底纹 是指用某种背景填充对象。边框和底纹可以添加在 某一段落中,也可以添加在选定的字符或整个页面 添加边框和底纹用【格式】菜单中的【边框和底纹】命令,打开【边框和底纹】对话框 【边框】选项卡中有【设置】、【线型】、【颜 色】、【宽度】、【预览】和【应用范围】等栏框。 在【设置】栏中选择边框的类型;在【线型】栏中 选择边框的线条类型;在【颜色】栏中选择线条颜 色;在【宽度】栏中选择线条的宽度;在【预览】 栏中查看添加边框的效果;在【应用范围】栏中设 置添加的范围,只有文字和段落两个选项。 在给段落设置边框时,欲取消某一边线,只需在 【预览】框中单击对应的边线即可(这时边框的 【设置】栏将变为【自定义】),再次单击可重新 设定边线。如果要为各边框线设置不同的线型,应 首先选择线型,再在【预览】框中用鼠标单击对应 的边框线。 如果选定的是字符,可以用【格式】工具栏中的 【字符边框】按钮和【字符底纹】按钮来添加边框 和底纹,但用这种方式添加的边线不能单独取消, 底纹也只能是单一的灰色。 2.页面边框 除了可以给文本添加边框以外,用户还可以为整 个文档添加页面边框。 添加页面边框时,首先执行【格式】菜单中的【 边框和底纹】命令,打开【边框和底纹】对话框, 在【页面边框】选项卡中可以设置页面边框。 【页面边框】中的内容与【边框】中的内容大体 类似,所不同的是多了【艺术型】列表框,在【应 用范围】列表框中可选范围也发生了变化。 5.8 自动套用格式 打开Word主窗口菜单栏上的“格式”菜单,从中选择“自动套用格式”命令,屏幕上弹出“自动套用格式”对话框。 (2)在此对话框中单击“选项”按钮,出现“自动更正”对话框, 选择“自动套用格式”选项卡。 第六章页面设置 在处理文档的打印输出时,对文档的页面进行 格式化是必须的操作。文档的页面主要涉及到定义 打印纸张、打印方向、页边距、页号、页眉和页脚 页面格式的设置可以在建立文档之前、之中或文档输出之前。 四、分页 一般情况下,Word 会根据页边距参数以及纸张的 大小,在页满时自动分页,并在页尾插入一个软分 页符,软分页符随页边距及纸张的大小变化而移动 在某些文档中,可能需要强行将某部分文本从新的一页开始,这就要插入硬分页符。 将光标定位到要分页的位置,执行【插入】菜单 中的【分隔符】命令,在弹出的【分隔符】对话框 中选中【分页符】选项,单击【确定】按钮。此时 ,在光标处插入了一个硬分页符,并将光标后的所 有文本自动调到下一页。 Ctrl+Enter Del 第七章 视图模式 在Word窗口,文档的显示方式称之为视图方式。常 用的视图方式有普通视图、页面视图、Web版式和 大纲视图,另外还有全屏显示、打印预览视图和文 档结构图。在Word2000中也可以采用全屏显示和拆 分屏幕来查看文档。 有两种改变视图方式的方法,一种是在【视图】菜 单中选择相应的视图方式,另外一种是在Word窗口 水平滚动条左侧单击【普通视图】按钮、【Web版 式】按钮、【页面视图】按钮和【大纲视图】按钮 选择相应的视图方式。 一、普通视图 【普通视图】是Word中最为常用的视图方式之一 ,适合用于普通文本的输入和编辑工作。 【普通视图】能连续显示文档,按实际宽度显示 文本。但是,在【普通视图】中不能显示和编辑页 眉、页脚。在【普通视图】中自动分页符为一条虚 线,人工分页符为一条虚线加【分页符】字样;分 节符为含有【分节符】字样的双虚线 二、页面视图 Word的【页面视图】具有“所见即所得”的效果 ,页眉、页脚、标注、脚注等都显示在实际位置上 ,可用于检查文档的外观,适合于文档的编辑和排 版操作。在编辑和排版过程中,有些设置必须在【 页面视图】下进行,如编辑页眉和页脚。在【页面 视图】下分页符被页边界所代替 三、大纲视图 在大纲视图中文档的标题和正文分级显示,按用 户要求显示文档内容,例如只显示文档的各级标题 。大纲视图是查看整个文档框架的有效方式,可以 通过拖动标题实现移动或复制操作来调整正文内容 使用大纲视图时,自动在【格式】工具栏下面增加一个【大纲】工具栏,如图9-13所示。利用【大 纲】工具栏上的按钮可以将标题和正文升级或降级 ,也可以设置显示内容。 四、Web版式视图 Web版式视图给出文档在浏览器窗口的外观。正 文显示得更大,并且永远自动换行以适应浏览器 窗口,使用户能够更快捷、更清楚地浏览文档。 六、全屏显示 使用全屏显示方式可以使文档充满整个屏幕,能 显示最多的内容,有利于文字录入和浏览文档。若 需浏览或移动文档,可利用、、、四个方向 键或Page Up、Page Down键。要关闭全屏显示则单 击【关闭全屏显示】按钮即可 8.1 表格的创建 一、使用【插入表格】对话框创建表格 操作步骤如下: 顺序执行【表格】菜单中的【插入】【表格】命令,打开【插入表格】对话框,如图8-2所示 。在【列数】和【行数】文本框中分别输入3和3, 单击【固定列宽】栏右边的增量按钮,确定列宽为3 厘米; 单击【确定】按钮,在文档中插入点位置就插入了一个3行3列,列宽为3厘米的表格。 操作步骤如下: 单击【常用】工具栏中的【插入表格】按钮,在弹出的网格框上拖动鼠标,选择所需的行数和列 数,如图8-3所示选择了3行3列; 单击鼠标左键,即可在插入点位置插入一个3行3列的表格。 8.2 单击【表格和边框】工具栏中的【绘制表格】 按钮,或者执行【表格】菜单中的【绘制表格】命 令(此时,自动弹出【表格和边框】工具栏),鼠 标指针变成笔形; 在文本区单击并拖动笔形鼠标,以确定表格的 外框,然后在内框中绘制横线、竖线或斜线,这些 线条的组合将形成表格 单击【表格和边框】工具栏中的【擦除】按钮, 鼠标指针将变为橡皮形状,在表格中拖动橡皮形状 的鼠标,光标所到之处即可擦除相应的表格线。 8.4 表格的分离 拆分表格是指将一个表格拆分为上下两个表格。 先将光标移到表格中,执行【表格】菜单中的【拆 分表格】命令,表格将以光标所在行为界,被拆分 成两个表格。 8.5 1.调整列宽 将鼠标指针移到列的边线上,当指针形状改变后,拖动鼠标会出现一条垂直虚线,它指出了当 前列边线的位置,如果认为列边线处在合适位置, 即可释放鼠标完成列边线的调整,可以看到列边线 两侧的表格列一个宽度增加,而另一个宽度减少, 表格总宽度不变。如果想让列边线右侧所有表格列 的宽度按比例增减,则在以上操作时,先按住Ctrl 键。如果只想增加或减少表格列的宽度,必须在以 上操作中,先按住Shift键,此时向右拖动列边线, 则增加列边线左侧表格列的宽度,向左拖动列边线 ,则列边线左侧表格列宽度减少,表格的总宽度也 随之发生变化。 把光标定位在表格任意位置,将鼠标指针移动到水平标尺的列标记上,指针形状改变后,拖动 鼠标可调整列宽 2.调整行高 一般情况下表格的行高会随着单元格中的内容变 化而自动调整。在页面视图方式下,用户可以用鼠 标拖动行边线来改变行高,或者通过调整垂直标尺 上的行标记,其方法与调整列宽类似。 3.调整单元格宽度 调整单元格宽度时,先选定单元格,然后利用鼠 标向左或向右拖动列边线,就可调整该单元格的宽 4.平均分布各行或各列选定要平均分布的多行(或多列),顺序执行【 表格】菜单中的【自动调整】【平均分布各行】 (或【平均分布各列】)命令,则自动将所选多行 (或多列)的行高(或列宽)均匀分布。 8.6 表格格式的自动套用 表格自动套用格式 Word 2000提供了42种预定义好的表格格式供用户选 择,选用这些格式可大大简化表格格式的设计。具 体操作步骤如下: 执行【表格】菜单中的【表格自动套用格式】命令,弹出【表格自动套用格式】对话框; 在【格式】列表框中用鼠标单击系统预定义的格式名称。在【预览】框中可以看到所选格式的效 果;根据需要在【要应用的格式】 栏和【将特殊格式应用于】栏中对所选预定义格式 作进一步的调整,若选中【边框】、【底纹】、【 字体】等复选项,则表示使用该预定义格式的这些 内容,否则不使用这些内容; 一、表格计算 表格计算操作步骤如下: 将光标置于存放计算结果的单元格中,如图13-26所示; 执行【表格】菜单中的【公式】命令,弹出【公式】对话框 在【公式】栏中输入公式:如“=SUM(left)”,或从【粘贴函数】下拉列表框中选择“SUM” 函数 单击【确定】按钮,光标所在的单元格显示出它左边(或上方)所有单元格中数字数据之和; 用同样方法,利用AVERAGE函数可求平均值如果计算的行或列中含有空单元格,则无法计算 行或列的值。只有在空单元格中键入零值后才能计 算整行或整列的结果。 8.8 排序和计算 二、表格排序 在Word 2000中,可以按照笔画、拼写或日期等形 式对表格内容以升序或降序方式重新排列。 1.简单排序 对于简单的表格排序,只要将光标置于排序依据 所在列的任一单元格中,再单击【表格和边框】工 具栏中的【升序】或【降序】按钮即可。要按“基 本工资”升序排列,可将光标置于“基本工资”这 一列的单元格中,再单击【升序】按钮,表格中的 数据即按“基本工资“升序排列。 2.复杂排序 要进行较复杂的排序,必须使用【表格】菜单中的 【排序】命令完成。 选定要进行排序的范围(否则认为是整个表格范围),如选择B1:B4区域; 执行【表格】菜单中的【排序】命令,弹出【排序】对话框,如图13-30所示。在【排序依据】下拉 列表中选中【基本工资】,在【类型】下拉列表中 选择【数字】,同时选中【递减】选项; 9.1 插入和创建图形 1.绘制基本图形的步骤 选择基本绘图工具,即用鼠标单击【绘图】工 具栏中的基本图形按钮(直线、箭头、矩形或椭圆 ),然后,把光标移到文档中,这时鼠标指针变成 了“”形光标; 把“”形光标移到需要绘制图形的位置,拖动 鼠标到适当的位置松开,可以绘制直线、矩形、箭 头和椭圆等基本图形。 利用文本框可以实现对象的随意定位、移动或缩放。这里所指的对象可以是文字、图形、图片、剪 贴画和表格等。 由于文本框具有其它图形的特点,所以可以对文 本框进行格式设置(如添加背景,改变文本框框线 的粗细、颜色等)、旋转、组合等操作。用文本框 可将某段文字和图形组合在一起,将某些文字排列 在其它文字或图形周围。 9.2 图文框 一、创建文本框 操作方法和步骤如下: 顺序执行【插入】菜单中的【文本框】【横排】或【竖排】命令,或单击【绘图】工具栏中的 【文本框】按钮或【竖排文本框】按钮; 在文档任意处单击,插入系统默认尺寸的文本框;或在文档中拖动鼠标,插入所需尺寸的文本框 。当文本框插入完毕后,可以在其中插入文本、图 形和表格等对象。 注:当选定文本后,执行第步操作时,所选定 的文本将自动成为文本框的内容。 二、设置文本框的格式 选定需要设置格式的文本框; 单击【格式】菜单中的【文本框】命令,或在右键快捷菜单中选择【设置文本框格式】命令,打开 【设置文本框格式】对话框,如图14-43所示; 单击【颜色和线条】选项卡,设置文本框的填充颜色以及边框的线条颜色、线型、粗细等; 单击【大小】选项卡,设置文本框的大小; 单击【版式】选项卡,设置文本框的环绕方式; 单击【确定】按钮,完成设置。第十章 打印文档 一、打印预览 在正式打印之前,往往需要对文本进行打印预览 。它按一定的比例显示文档页面内容或多页的布局 情况。单击【常用】工具栏中的【打印预览】按钮 ,或执行【文件】菜单中的【打印预览】命令,屏 幕显示文档预览窗口,其中有一个【打印预览】工 具栏,利用它们可以设置预览方式。另外,使用水 平标尺还可以更改页边距的大小 二、打印文档 1.默认方式打印 单击【常用】工具栏中的【打印】按钮,文档将 直接按默认方式进行全文打印。 2.指定方式打印 执行【文件】菜单中的【打印】命令,会弹出如 图12-33所示的【打印】对话框,用户可以在此对话 框中设置打印机、指定打印范围和打印份数等。 第十一章 Excel概述 Excel 2000中文版是Microsoft Office2000中文版中最 重要的组件之一,是一种“电子表格程序”。它可 以用来记录、分析以及处理数据信息。使用Excel 2000(在以后章节中均把Excel 2000中文版简称为 Excel 2000)可以跟踪和分析商品销售额、规划财 务、创建预算表等多种商务工作,所花费的时间要 比用纸和笔工作少得多。 一、启动Excel 2000 启动Excel 2000常用方法有以下两种。 1.通过【开始】菜单启动Excel 2000 通过【开始】菜单启动Excel 2000的方法与通过【 开始】菜单启动Word 2000的方法相似,即顺序执行 【开始】菜单下的【程序】【Microsoft Excel】 命令。 2.通过桌面快捷方式图标启动Excel 2000 通过桌面快捷方式图标启动Excel 2000的操作方 法是:在Windows桌面上,双击【Excel 2000】快 捷方式图标。 第十二章Excel 中的基本操作 启动Excel 2000时,系统会自动创建一个空的工作 簿,即常用工作簿。Excel 2000按工作簿创建的先 后顺序定义默认名为Book1、Book2、…、Booki,i 为顺序号。Excel 2000还提供了基于某一固定样式 的工作簿模板,用户可以根据需要创建某一工作簿 模板指定样式的工作簿。 12.1 新建一个工作簿 一、创建常用工作簿 创建常用工作簿的方法最简单,单击【常用】工 具栏上的【新建】按钮 二、创建指定样式的工作簿 创建步骤如下: 执行【文件】菜单中的【新建】命令,打开【新建】对话框 单击【电子方案表格】选项卡; 单击所需的新工作簿,如图16-1中的【经济社会发展计划】; 单击【确定】按钮,就创建了模板样式的工作簿,如【经济社会发展计划】工作簿。 即可。 12.9 打开工作簿 在Excel 2000中,打开工作簿文件常用的方法有: 一是利用【文件】菜单中的【打开】命令;二是利 用【常用】工具栏上的【打开】按钮;三是直接单 击【文件】菜单底部的工作簿列表,打开最近使用 的某一文件。 一、利用【打开】命令或按钮打开工作簿文件 操作步骤如下: 执行【文件】菜单中的【打开】命令或单击【打开】按钮,弹出如图16-3所示的【打开】对话框 单击【位置栏】中的任意一个图标,将快速打开经常使用的文件夹; 如果文件存放在别的文件夹中,在【查找范围】下拉列表中,选择存放所要打开文件的驱动器、 文件夹; 根据需要,选择打开的文件类型; 选定工作簿文件或在【文件名】框中直接输入一个完整的文件名; 根据需要单击【打开】按钮 用户可以使用如下方法之一退出Excel 2000。 执行【文件】菜单中的【退出】命令。 单击Excel 2000窗口右上角的关闭按钮。 按组合键【Alt +F4】。 双击Excel 2000窗口左上角的应用程序图 标;或单击应用程序图标打开应用程序窗口 控制菜单,然后单击其中的【关闭】命令。 12.10退出Excel 第十三章 工作表的格式化 13.2 表中数据的格式化 (1)利用【单元格格式】对话框设置字体和字号 选定要设置字体和字号的全部单元格或单元格中的文本; 执行【格式】菜单中的【单元格】命令,或使用右键菜单中的【设置单元格格式】命令,打开【单 元格格式】对话框,如图19-1所示(选文本时只有 字体选项卡); 单击【字体】选项卡,分别在【字体】和【字号】列表中选择所需的字体和字号; (2)利用【格式】工具栏设置字体和字号 选定要设置字体和字号的全部单元格或单元格中的文本; 在【格式】工具栏的【字体】框中,单击其右边的下拉按钮,打开字体下拉列表,单击其中所需的 字体; 在【格式】工具栏的【字号】框 中直接键入字号数值,或单击其右边的下 拉按钮,打开字号下拉列表,单击其中所 需的字号。 13.3 改变行高列宽 调整行高有两种方法: (1)用鼠标直接拖动 将鼠标移向行号框的下边线,鼠标指针变为 向上或向下拖动鼠标改变行高,当用户认为行高合适时,松开鼠标左键即可。 (2)使用菜单命令 选定该行中的任意一个单元格; 顺序执行【格式】菜单中的【行】【行高】命令,打开【行高】对话框,如图19-14所示; 2.调整单元格列宽(1)使用鼠标拖动 将鼠标移向列标框的右边线上,鼠标指针变为 向左或向右拖动鼠标改变列宽,当用户认为列宽合适时,松开鼠标左键即可。 (2)使用菜单命令 选定该列的任意一个单元格; 顺序执行【格式】菜单中的【列】【列宽】命令,打开【列宽】对话框,如图19-15所示; 13.4设置文字、数字的对齐方式 水平对齐方式是指单元格中的内容相对于左边缘和 右边缘的对齐方式。 操作步骤如下: 选定要设置对齐方式的单元格或单元格区域; 执行【格式】菜单下的【单元格】命令,打开【单元格格式】对话框,选择【对齐】选项卡,如图 13-5所示; 单击【水平对齐】栏右边的下拉按钮,选择水平对齐方式: 2.设置单元格数据垂直对齐方式 垂直对齐方式是指单元格中的内容相对于顶部或底 部对齐的方式。【格式】工具栏中只提供了单元格 数据水平对齐的工具按钮,如果要设置单元格数据 的垂直对齐方式,必须通过【单元格格式】对话框 中的【对齐】选项卡实现,具体步骤如下: 选定要设置格式的单元格或单元格区域; 执行【格式】菜单中的【单元格】命令,打开【单元格格式】对话框,选择【对齐】选项卡,如图 19-4所示; 单击【垂直对齐】栏右边的下拉按钮,选择垂直对齐方式: 13.5 表格边框的设置 13.6 底纹和背景图案的设置 1.使用【格式】工具栏设置单元格底纹 选择需要设置底纹的单元格或单元格区域; 单击【格式】工具栏上【填充颜色】按钮 2.使用【单元格格式】对话框设置单元格底纹 选择需要设置底纹的单元格或单元格区域; 执行【格式】菜单中的【单元格】命令,打开【单元格格式】对话框,选择【图案】选项卡, 在【颜色】框中,单击所需的底纹颜色;单击【图案】下拉按钮,弹出图案及颜色列表,单击所需 的图案样式和图案颜色; 第十四章 公式和函数的使用 利用公式可以对工作表中的数据进行算术和逻辑 等运算。在公式中可以引用任意工作簿任意工作表 中的单元格。 Excel 允许在单元格中直接输入公式来处理数据, 结果显示在单元格中。当选中该单元格时,编辑栏 中显示该公式的表达式,这时,用户可在编辑栏中 对公式进行编辑 14.1 公式的概念 公式就是利用运算符把数据、单元格和函数等连接 在一起的有一定意义的式子。 1.运算符 在Excel 中,运算符可以分为以下四种类型: 算术运算符:利用算术运算符与数值数据相连接构成算术表达式,可以完成基本的数学运算,其计 算结果为数值数据。算术运算符主要包括: 比较运算符:可以比较两个数值大小,其结果为逻辑值TRUE(真)或FALSE(假)。 14.2 引用位置 1.绝对引用 绝对引用就是公式所引用的单元格是不变的,即无 论公式复制或移动到何处,它所引用的单元格不变 ,因而引用的数据也不变。绝对引用中,公式中引 用的单元格地址的列标和行号前都必须加“$”符号 。如:在单元格A8中输入公式“=$A$1+$A$7”,如 果将它复制到单元格B8 ,则B8 中的公式仍为 “=$A$1+$A$7”。 相对引用就是建立公式的单元格和被公式引用的单元格之间的相对位置关系始终保持不变,即移动 或复制公式时,公式中的单元格地址会随着改变, 这时被公式引用的单元格地址也做相应调整以满足 相对位置关系不变的要求。在相对引用中,公式中 引用的单元格地址的列标和行号前无需要加“$”符 号。如:在单元格A8中输入公式“=A1+A7”,如果 将它复制到单元格B8,则B8中的公式为“=B1+B7” 混合引用是指在一个公式中,引用的单元格地址即有相对引用,又有绝对引用。混合引用有两种情 况,一种是列标前有“$”符号,而行号前没有“$” 符号,此时被引用的单元格其列位置是绝对的,而 行的位置是相对的;另外一种是列的位置是相对的 ,而行的位置是绝对的。如$C1是列绝对、行相对 ,而C$1是列相对、行绝对。如在单元格A8中输入 公式“=$A1+A$7”,然后将它复制到B8单元格,则 B8单元格中的公式为“=$A1+B$7”。 14.4 运用工作表函数简化公式 Excel 为用户提供了大量的函数,这些函数都是 Excel 预定义的公式。如求和函数(SUM)、求平 均值函数(AVERAGE)等。函数处理数据的方式 与公式处理数据的方式是相同的,使用函数可以使 公式变得更加简单。 函数由等号(=)、函数名和参数组成。函数名通 常用大写字母表示,用来描述函数的功能。函数的 基本形式为:=函数名(参数1,参数2,…),参 数可以是数字、单元格引用或函数所需要的其他信 息。参数要用圆括号括起来,当参数多于一个时, 要用“,”分隔开。函数本身也可以做为参数,形 成所谓的函数嵌套。Excel最多允许嵌套七级函数。 14.5 使用自动求和按钮 在【常用】工具栏中有一个【自动求和】按钮,利 用它可以实现任意指定单元格区域的自动求和操作。 它实际上是一个求和函数SUM。 操作步骤如下: 单击保存自动求和结果的单元格,使其成为活动单元格; 拖动鼠标选定参与计算的单元格区域,如A1:B5,被选定的区域将出现一个虚框,这时,活 动单元格中出现一个求和函数“=SUM(A1: B5)”; 按Enter键确认后,单元格C6中将显示求和的结果。 如果要对同一行或同一列的单元格区域求和,可 先选定求和的单元格区域,再单击【常用】工具栏 中的【自动求和】按钮,按Enter键,求和结果自动 出现在该单元格区域后面的第一个空白单元格中。 14.6 粘贴函数 使用【粘贴函数】对话框,可以正确快速地建立函 数,而不需记忆大量的函数参数。 操作步骤如下: 选定要建立公式的单元格; 单击【常用】工具栏中的【粘贴函数】按钮,或执行【插入】菜单中的【函数】命令,打开【粘贴 函数】对话框,如图18-3所示。在【函数分类】列 表中列出了所有函数的类型,在【函数名】列表中列 出了某种类型的所有函数名。单击插入的函数类型 ,如“常用函数”,单击函数名选中要插入的函数 ,如“SUM”; 单击【确定】按钮,弹出如图18-4所示的所选函数【SUM】的对话框,要求用户输入函数的参数。 在【Number1】栏中可以输入数值、单元格地址、 单元格区域地址或名称,如输入单元格区域“A1: A5”; 单击【确定】按钮,在建立公式的单元格中显示计算结果。所使用的计算公式显示在编辑栏中,如 “=SUM(A1:A5)”。 第十五章 使用工作表数据绘制图表 图表可以单独创建为一个Excel工作表,也可以嵌 入到Excel工作表中作为Excel工作表的一部分,还

中文office学习教程,包括了Word等office常用软件的基础教程,让您可以在平时生活中,熟练操作。

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